Guide: Alt flåteansvarlig trenger å vite om lading

Hvis du administrerer en elbilflåte på vegne av en bedrift, er det mye du må vite. Denne veilederen dekker det meste.

Innhold

•    Typer elbillading?  →
•    Kom i gang med lading på stedet  →
•    Den gylne regel  →
•    Den store feilen  →
•    De viktigste tingene  →
•    Spørsmål du bør stille  →
•    Slik finner du riktig partner  →
•    Ekstern lading  →
•    Hva er hjemmelading for bedrift?  →
•    Hvordan skal hjemmelading for bedrift refunderes?  →
•    Er CURRENT Riktig løsning for din bedrift?  →

Typer elbillading

I denne veilederen skilles det mellom tre typer lading.

• Lading på stedet: Lading i bedriftens garasje.
• Offentlig lading: består av destinasjonsladere, offentlige ladere, hurtigladere og normale ladere, for å nevne noen.
• Hjemmelading av flåtens biler: Dette er når de ansatte bruker en personlig lader hjemme for å lade flåtens kjøretøy. Dette skjer ofte om natten mens bilen står parkert hjemme.

Det finnes fordeler og ulemper knyttet til alle disse ladetypene. I denne guiden ser vi nærmere på flere av disse.

Kom i gang med lading på stedet: sett opp ladeinfrastrukturen på kontoret

Det første du må gjøre er å sørge for at du har et godt grunnlag. Spørsmål knyttet til hvilke kjøretøy du skal velge, er for omfattende og for situasjonsavhengig til å dekkes i en guide som denne, men uansett hva du velger, trenger du ladeinfrastruktur.

Når det kommer til installasjon av ladere til kontoret, bruker de fleste selskaper en tredjepart - vanligvis en installatør - som tar seg av installasjonen. De fleste selskaper overlater de viktigste beslutningene til installatøren og stoler på at de tar de riktige valgene på vegne av selskapet. Det er greit hvis du har stilt de riktige spørsmålene på forhånd. Hvis du ikke har gjort det, kan du ende opp med et ladeoppsett som koster deg både tid og penger. For å hjelpe deg med å unngå ubehagelige situasjoner har ekspertene våre samlet noen råd om hva du bør se etter i en lader og hvilke spørsmål du bør stille installasjonspartneren din.

Den gylne regel: Imøtekomme de ansattes behov

Før vi går i gang med resten av guiden, vil vi gjerne si noen ord om hovedmålet ditt. Det er lett å la seg rive med av funksjoner, men når alt kommer til alt, bør målet ditt være å gjøre ladingen så enkel og praktisk som mulig for de ansatte i bedriften. Når du vurderer et system, en tjeneste eller en lader, bør du spørre deg selv: "Vil de ansatte kunne bruke dette intuitivt?". Hvis en funksjon er vanskelig å forstå eller bruke, vil den ikke bli brukt. Punktum.

Den store feilen: Valg av lader, på bekostning av system

Den største feilen du kan gjøre som flåteoperatør, er å fokusere for mye på feil komponent når du velger system. Du bør huske på at ethvert ladeoppsett rettet mot flåtelademarkedet bør bestå av to komponenter Uten disse to komponentene har du ikke noe ladesystem. Komponentene er:

• Ladeboksene
• Et system for administrasjon av ladepunktene (en ladeboks kan ha flere ladepunkter)

Laderne gir deg et sted å plugge inn bilen, de er maskinvarekomponenten i systemet ditt. Du kan se på laderne som en bærbar datamaskin. Administrasjonssystemet er programvaren som styrer laderne, og du kan se på det som operativsystemet. Mange gjør den feilen at de fokuserer for mye på laderne og for lite på styringssystemet for ladepunktene. Laderne er viktige, men det meste av det du gjør, skjer i styringssystemet for ladepunktene.

Fordi disse to komponentene jobber sammen for å gi deg en komplett brukeropplevelse, anbefaler vi at du stiller spørsmål om både ladeløsningen (bokser + system) og de enkelte komponentene som inngår i løsningen.

De fire viktigste tingene du bør vite når du skal velge ladeløsning:

Når du velger en ladeløsning, må du få tilfredsstillende svar på disse spørsmålene:

"Er løsningen pålitelig?" Spør om oppetid og faktorer som påvirker om laderne vil være tilgjengelige når du trenger dem.

"Kan systemet håndtere våre behov?" Mange gode ladesystemer er utviklet for avanserte brukere med spesialkompetanse. Når du velger et system til flåten din, bør du forsikre deg om at det har alle funksjonene du trenger.

"Kan løsningen skaleres?" Det siste du ønsker er å være bundet til et system som ikke kan vokse i takt med bedriftens behov. Sørg for at det er enkelt å legge til eller fjerne ladere ved behov.

"Støtter systemet roaming?". Vi går nærmere inn på dette lenger ned, men med støtte for roaming kan du samle fakturaer fra tredjeparter i systemet ditt. Det kan spare deg for hundrevis av timer i året.

For å få mest mulig ut av de nye laderne bør du vurdere både maskinvare og programvare ut fra disse kriteriene. I tillegg til disse fire generelle spørsmålene er det noen spesifikke ting du bør spørre om. Vi tar for oss disse lenger ned, men husk at denne veiledningen kun dekker de generelle spørsmålene. Hvis bedriften din har spesifikke behov, bør du tenke på dem på forhånd.

Hvilke spørsmål bør flåteoperatører stille når de skal velge ladere til en flåte av elbiler?

Er systemet OCPP-kompatibelt?

Når du velger en ladeløsning, gjør du en investering du skal leve med i mange år. Vi anbefaler at du velger en løsning som er OCPP-kompatibel - det betyr at den må støtte kjernefunksjonaliteten i OCPP-standarden. Dette er en bransjestandard som sikrer at systemet ikke blir utdatert i løpet av få år. Den garanterer også tilgang til en rekke sikkerhets- og administrasjonsfunksjoner som du trenger når du administrerer en bilpark.

Per November 2023 er den nyeste versjonen av OCPP 2.0.1, som inkluderer støtte for ISO 15118, som muliggjør "Plug & Charge". Det betyr at bilen lades med en gang kabelen settes inn.

Du kan lese mer om OCPP i vår guide.

Er systemet maskinvareagnostisk?

I løpet av de siste årene har vi sett en laderevolusjon, og den er langt fra over. Vi vet at det vil skje betydelige endringer i ladeteknologien i årene som kommer. Derfor er det viktig å ikke låse seg til en bestemt maskinvareløsning. Vi anbefaler at du velger et maskinvareagnostisk ladesystem. Det betyr at systemet du velger skal fungere med nesten alle ladere. På den måten unngår du å binde deg til en bestemt produsent eller modell. Du vil sikre at du har frihet til å velge blant alle tilgjengelige ladere i fremtiden. På den måten holder du systemet oppdatert og moderne.

Hvis du er usikker på om systemet du vurderer er maskinvareagnostisk bør du spørre installatøren om:

• Laderen er OCPP-kompatibel.
• Programvaren er fullstendig OCPP-sertifisert.

Hvis svaret på ett av disse spørsmålene er nei, bør du be om en annen løsning. Hvis du velger et system der en av disse mangler, vil det føre til problemer i fremtiden.

Tilbyr systemet den brukerstøtten og de vedlikeholdsfunksjonene du trenger?

Som flåteoperatør vil du ikke bli front-end support for de ansatte i bedriften. Sørg for at du velger en løsning som også tilbyr profesjonelle supporttjenester. For å være sikker på at du får den støtten du trenger, bør du sette deg ned med viktige interessenter og finne ut hvilke support- og vedlikeholdsfunksjoner du trenger på forhånd. Få ting er verre enn å innse at man ikke får den hjelpen man trenger i etterkant.

For de fleste bedrifts- og flåtebrukere er det smart å la ladeleverandøren eller installatøren ta seg av support. Det betyr at når en ansatt støter på et problem, ringer vedkommende en dedikert hjelpelinje i stedet for flåteoperatøren.

Du bør også tenke på vedlikeholdsbehovene dine. Ofte er dette noe som kan håndteres av installatøren, men ved å velge riktig ladeløsning kan du holde kostnadene nede. Med riktig programvare har du oversikt over laderne i nettverket og kan løse eventuelle problemer i løpet av få minutter.

Til slutt bør du også enkelt kunne se hvilke ladere som har problemer og hvilke som trenger vedlikehold. Dette bidrar til å opprettholde oppetiden, slik at de ansatte slipper å forholde seg til utilgjengelige ladere på slutten av et skift.

Er systemet brukervennlig for de ansatte?

Det er lett å bli forført av smarte funksjoner og glemme brukeropplevelsen. Men hvis de ansatte ikke kan bruke systemet, blir det verdiløst. Ved å velge et intuitivt ladesystem sparer du både tid og penger. Vurder funksjoner som autocharge, ladebrikker, QR-koder og apper, som effektiviserer ladeprosessen for de ansatte.

Den elektriske infrastrukturen

Før du installerer ladepunkter, bør du vurdere den elektriske infrastrukturen i anlegget ditt. Det kan være svært kostbart å oppgradere kapasiteten, men ved å velge riktig lader og system kan du unngå denne kostnaden helt.

En smartlader og et OCPP-kompatibelt styringssystem gir deg muligheten til å bruke dynamisk lastbalansering. Det betyr at systemet og laderen samarbeider om å fordele strømmen mellom laderne. På denne måten unngår du overbelastning av den elektriske infrastrukturen og sparer penger.

Finne den rette partneren

Når du har forberedt deg ved hjelp av informasjonen ovenfor, er du klar til å finne en installasjonspartner. Husk at ikke alle installatører der ute har den kompetansen og det systemet som passer for deg, men ved å stille spørsmålene ovenfor bør du kunne finne en kvalifisert partner. Du er også velkommen til å ta kontakt med oss hvis du trenger hjelp i prosessen. Som leverandør av systemer for administrasjon av ladepunkter har vi flere installasjonspartnere som kan gi deg et profesjonelt system.

Ekstern lading

Når du har tatt hånd om den eksisterende infrastrukturen, er det på tide å se på ekstern lading for bilparken din. Fordelen med ekstern lading er at det er tilgjengelig de fleste steder, mens ulempen er at det er dyrere og medfører papirarbeid. De fleste bedrifter som har en bilpark, vil være avhengige av både lokale og eksterne ladeløsninger.

Hva er offentlig lading?

Hvis du noen gang har kjørt forbi en hurtiglader eller besøkt en parkeringsplass med elbilladere, har du sett offentlig lading på nært hold. Offentlige ladere er ladepunkter som drives av et selskap som selger deg muligheten til å lade elbilbatteriet ditt.

Offentlige ladere blir mer og mer tilgjengelige, og det er sannsynlig at alle bilflåter vil være avhengige av offentlig lading for å holde seg på veien.

Utfordringen med offentlig lading

Når du administrerer en flåte med tradisjonelle biler, gir du de ansatte et kort for å fylle drivstoff. Så enkelt er det ikke med elbiler.

Hvis de ansatte lader på forskjellige steder, må de forholde seg til flere ladeapper. Det betyr at de må laste ned en rekke apper, legge til betalingsinformasjon i hver enkelt og samle inn alle fakturaene manuelt. De ansatte må fortsatt få refundert ladekostnadene sine, men hver operatør sender som standard en egen faktura. Det betyr at både du og de ansatte må bruke timevis på å kontrollere fakturaer og behandle refusjonsforespørsler.

Hva er hjemmelading for bedrift

Enkelt forklart er hjemmelading for bedrift at en ansatt lader en av firmaets bilder på sin egen hjemmelader. I praksis er denne definisjonen litt for enkel og i virkeligheten vil de fleste løsninger for hjemmelading av bedriftens biler se slik ut:

En ansatt tar med seg en av bedriftens biler hjem, dette vil typisk være en firmabil eller yrkesbil, og lader denne på sin egen hjemmelader. Den ansatte mottar så refusjon for hele eller deler av ladekostnaden.

Fordeler med å la de ansatte bruke hjemmeladerne sine til å lade flåtens kjøretøyer

Det er mange fordeler med å gjøre hjemmelading av flåtens kjøretøy til en del av flåtens ladestrategi. For å nevne noen få:

De ansatte slipper å dra til kontoret for å lade bilene sine. Dette er spesielt nyttig hvis de ansatte ikke nødvendigvis jobber på kontoret. Eksempler på bedrifter som kan ha stor nytte av dette, er virksomheter som driver med bygg og anlegg, levering, salg og ekstern konsulentvirksomhet.

Ved å gjøre hjemmelading til en del av flåtens ladestrategi kan du redusere antallet ladere som trengs på kontoret. Samtidig gir du de ansatte et frynsegode ved å la dem bruke flåtens bil til og fra jobb.

Hvordan skal hjemmelading for bedrift refunderes?

Reglene knyttet til refusjon av hjemmelading for bedrift dekkes i håndboken Skatte-ABC 2022/2023: B-7-12.3 Kostnader pådratt under privatkjøring. Her står det skrevet (vår uthevning):

«Det må sannsynliggjøres at strømutgiftene kun er knyttet til lading av firmabilen, f.eks. ved egen strømmåler eller en utgiftsoppgave over strømkostnadene som viser pris pr. kWh og hvor mange kWh som har gått med. Det kan legges til grunn gjennomsnittlig strømpris per måned per kWh etter fratrukket eventuell strømstøtte. Arbeidstaker må kunne dokumentere/sannsynliggjøre hva gjennomsnittsprisen er, f.eks. med kopi av strømregning e.l.»

Tolkningen av reglene knyttet til hjemmelading for bedrift

Regelverket virker ved første øyekast ganske ryddig, men det finnes flere tolkninger. Vi har, per i dag, ikke fått noe fasitsvar på hvordan dette regelverket skal tolkes. En eventuell tolkning avhenger nemlig av hva som ligger i å 'sannsynliggjøre'. Her åpner regelverket for både egen strømmåler og en utgiftsoppgave. I tillegg kreves det at man kan dokumentere/sannsynliggjøre gjennomsnittsprisen.

Regelverket åpner for individuell tolkning både fra skatteetatens medarbeidere, bedrifter og markedsaktører ved å gjøre det mulig å vekte dette forskjellig. Det har ført til at de fleste aktørene som leverer tjenester knyttet til hjemmelading av bedriftskjøretøy har valgt den enkleste tolkningen, da denne er den letteste å løse teknologisk. Denne tolkningen ser slik ut: Refusjon = ladeforbruk x 'realistisk' strømsats. Realistisk strømsats defineres i denne tolkningen ofte som gjennomsnittsprisen på strøm en gitt måned, uke eller dag.

Problemet med den enkleste tolkningen av regelverket knyttet til hjemmelading for bedrift

Den enkleste tolkningen av regelverket forutsetter at også Skatteetaten velger å vekte regelverket på den mest fordelaktige måten. For å sitere et brev fra statsministerens kontor (SMK) sendt til Skatteetaten mandag 29. august 2022, i en urelatert sak: "SMK mener Skatteetaten i noen tilfeller tolker loven for strengt." Dette er ikke første gang Skatteetaten har blitt beskyldt for å ha en noe streng tolkning av lover og regler knyttet til beskatning og fordeler. Vi regner det derfor som risikosport å satse på Skatteetatens velvilje så lenge det ikke foreligger en fasit.

Hvordan påvirker spotpris hjemmelading for bedrift?

Håndboken Skatte-ABC 2022/2023: B-7-12.3 Kostnader pådratt under privatkjøring nevner heller ikke spotpris spesifikt. Noen aktører velger derfor å tolke følgende som en tillatelse til å gjennomføre en gjennomsnittsberegning av hele strømregningen: «Det kan legges til grunn gjennomsnittlig strømpris per måned per kWh etter fratrukket eventuell strømstøtte. Arbeidstaker må kunne dokumentere/sannsynliggjøre hva gjennomsnittsprisen er, f.eks. med kopi av strømregning».

Vi mener også denne tolkningen kan være risikabel da den mulig kan føre til et overskudd etter dekning av kostnader i forbindelse med arbeid. Noe som er dekket i Skatteloven § 5-11.Utgiftsgodtgjørelse: (1) Med utgiftsgodtgjørelse menes ytelser som en arbeidstaker mottar til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid. (2) Utgiftsgodtgjørelse er skattepliktig så langt den a. gir overskudd etter dekning av kostnader i forbindelse med arbeid, eller b. dekker private kostnader, selv om kostnadene er fradragsberettigede.

Hva er den tryggeste løsningen?

Overordnet er vår mening er at det er tryggest å legge en streng tolkning av regelverket ved refusjon av hjemmelading. Vi har derfor bygget vårt system slik at det kan dokumentere de faktiske kostnadene. Brukes det spotpris kobles systemet opp mot Nord Pool og vil benytte den faktiske prisen, time for time. Du kan også beregne avgifter for nettleie, basert på kost fra nettleverandør. Dette gir en korrekt refusjon av hele ladekostnaden. I tillegg lagrer systemet dokumentasjon knyttet til ladingen og kan gjennomføre refusjonene automatisk på dine vegne.

Er du i tvil? Bruk Veiledningsplikten

I CURRENT er vi spesialister på lading, ikke juss. Denne veilederen er ment å belyse det vi ser på som mulige utfordringer knyttet til vanlig praksis i vår bransje. Den erstatter ikke veiledning fra jurist eller annen spesialist innen rettsvitenskap, men gir deg forhåpentligvis informasjonen du trenger for å stille en ekspert de rette spørsmålene.

Veilederen er skrevet på generelt grunnlag og tar ikke hensyn til individuelle forhold som kan gjelde din bedrift. Vi anbefaler derfor alle som er i tvil å benytte seg av Skatteetatens veiledningsplikt. Denne kommer frem av Skatteforvaltningshåndboken 2023: Kapittel 5 Alminnelige saksbehandlingsregler § 5‑1 Veiledningsplikt. Enkelt fortalt har Skatteetaten i de fleste tilfeller plikter å gi veiledning om lover, forskrifter og vanlig praksis.

Får du ikke svarene du trenger fra Skatteetaten bør du vurdere å henvende deg til en advokat som har spesialisert seg på skatterett.

Slik kan CURRENT hjelpe deg med å lykkes med flåtelading og administrasjon av ladepunkter

Da vi bestemte oss for å lage et system for administrasjon av ladepunkter, ville vi lage noe ekstraordinært. Vi ville ha et system som var lett å bruke, hadde et enkelt brukergrensesnitt, var OCPP-kompatibelt og fullpakket med nyttige funksjoner. Resultatet ble CURRENT. Vi mener at det er verdens beste system for administrasjon av ladepunkter. Det er enkelt å bruke, fullt av tidsbesparende automatiseringer og spekket med nyttige funksjoner for flåtestyring.

Systemet vårt oppfyller alle anbefalingene vi har beskrevet i denne veilederen, og vi er overbevist om at det vil være det beste valget for din bedrift. I tillegg har vi inngått et samarbeid med Elfag for å kunne tilby systempakker som er helt i samsvar med OCPP. Så hvis du tror at det systemet vi har beskrevet i denne guiden kan være nyttig for din virksomhet, kan du ta kontakt med oss, så hjelper vi deg gjerne med å komme i gang.

Bestill en gratis konsultasjon og finn ut hvordan systemet vårt kan forenkle administrasjonen av elbilparken din i dag.

Ladeordboken for flåteansvarlige

Ladeinfrastruktur:

• Elbilflåteadministrasjon: Organisering og styring av en gruppe elektriske kjøretøy på vegne av en bedrift.
• Ladeoppsett: Konfigurasjonen av ladepunktene og tilhørende infrastruktur på et gitt sted.
• Ladeløsning: Kombinasjonen av ladebokser og administrasjonssystemet som utgjør et fullstendig ladesystem.
• Ladeinfrastruktur: Systemet og utstyret nødvendig for å lade elbiler, inkludert ladere og tilkoblingspunkter.
• System for administrasjon av ladepunktene: Programvare som styrer laderne og fungerer som operativsystemet i et ladesystem.
• Dynamisk lastbalansering: En funksjon som lar systemet fordele strømmen mellom laderne for å unngå overbelastning av elektrisk infrastruktur.
• Autocharge: En funksjon som automatiserer ladeprosessen når elbilen kobles til.
• Smartlader: En lader som støtter intelligente funksjoner for optimal styring av ladeøkter.
• Systemintegrasjon: Samspillet mellom forskjellige deler av et administrasjonssystem for å sikre effektivitet og funksjonalitet.
• OCPP-kompatibelt: En egenskap som indikerer at et system kan kommunisere i samsvar med OCPP-standarden.

Ladepunkter:

• Destinasjonsladere: Ladepunkter plassert på bestemte destinasjoner.
• Normale ladere: Standard ladepunkter som gir jevn lading til elbiler.
• Hurtiglader: En type lader som gir raskere lading sammenlignet med normale ladere, vanligvis plassert på offentlige steder.
• Offentlig lading: Inkluderer destinasjonsladere, offentlige ladere, hurtigladere og normale ladere tilgjengelige for allmennheten.
• Ekstern lading: Lading av elbiler utenfor bedriftens egne lokasjoner, vanligvis ved offentlige ladestasjoner eller andre eksterne punkter.
• Offentlig lading (eies og drives av et selskap): Ladepunkter som eies og drives av et selskap, tilgjengelige for allmennheten mot betaling.
• Hjemmelading: Prosessen med å lade elektriske kjøretøy på private lader.

Teknologi og standarder:

• OCPP (Open Charge Point Protocol): En bransjestandard for kommunikasjon mellom ladestasjoner og styringssystemer.
• ISO 15118: En standard som muliggjør "Plug & Charge", der bilen lades med en gang kabelen settes inn.
• Maskinvareagnostisk: Systemet fungerer med ladere uavhengig av produsent eller modell, med visse forutsetninger til produsenten.

Aktører og roller:

• Installatør: En tredjepartsfagperson eller selskap ansvarlig for installasjonen av ladepunkter.
• Installasjonspartner: En kvalifisert samarbeidspartner som utfører installasjonen av ladepunkter og systemer.
• Oppetid: Den tiden laderne er tilgjengelige og fungerer som forventet.
• Front-end support: Støtte gitt til brukere (ansatte).
• Vedlikeholdsfunksjoner: Funksjoner som bidrar til å opprettholde laderne i god stand og løse eventuelle problemer raskt.
• Systemleverandør: En organisasjon som tilbyr løsninger og systemer knyttet til administrasjon av ladepunkter.

Administrasjon og styring:

• Roaming: Støtte for roaming gir muligheten til å samle fakturaer fra tredjeparter i ladesystemet.
• Refusjon: Tilbakebetaling av ladekostnader til de ansatte.
• Refusjon av hjemmelading: Tilbakebetaling av kostnader forbundet med hjemmelading, som vanligvis dekker strømutgifter.
• Firmabil: En bil som eies eller leies av bedriften og tilbys til de ansatte for bruk.
• Yrkesbil: En bil som er knyttet til en persons yrke og brukes i jobbrelaterte formål.
• Flåtestyring: Administrasjon og kontroll av en samling kjøretøyer som eies eller brukes av en organisasjon.
• Veiledningsplikt: Plikt for Skatteetaten til å gi veiledning om lover, forskrifter og praksis.

Økonomi og regnskap:

• Kostnader pådratt under privatkjøring: Del av skatteregelverket som angår utgiftsrefusjon knyttet til privat bruk av bedriftskjøretøy.
• Strømmåler: En enhet som måler strømforbruket og brukes for å dokumentere hjemmeladingens strømutgifter.
• Utgiftsoppgave: En oversikt over strømkostnader som viser pris per kWh og totalt forbruk, brukt som dokumentasjon for refusjon.
• Gjennomsnittlig strømpris: Prisen per kWh strøm basert på gjennomsnittet per måned, uke, dag eller time.
• Spotpris: Prisen på strøm som varierer i sanntid basert på markedssituasjonen.
• Frynsegode: Ekstra fordel eller privilegium gitt til de ansatte, for eksempel muligheten til å bruke flåtens biler til og fra jobb.
• Skatte-ABC: En håndbok som gir veiledning om skatteregler og regelverk.